La Politica di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo (di seguito denominata «Politica») stabilisce la procedura per UAB Sapion Solution (di seguito denominata «L’azienda»), in qualità di soggetto obbligato, per attuare e rispettare quotidianamente i requisiti della legislazione sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo (di seguito denominata «RD/FT»).
La Politica è stata redatta in conformità alla Legge sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo della Repubblica di Lituania № VIII-275 (di seguito denominata «Legge»), all’Ordine del Direttore del Servizio di Investigazione sui Crimini Finanziari sotto il Ministero degli Interni della Repubblica di Lituania «Sulle Istruzioni agli Operatori di Portafogli di Valuta Virtuale e agli Operatori di Scambi di Valuta Virtuale sulla Prevenzione del Riciclaggio di Denaro e/o del Finanziamento del Terrorismo» (di seguito denominato «Ordine»”), nonché ad altri atti legali nazionali e dell’UE.
L’attività principale della Società consiste nel fornire servizi di cambio di valuta virtuale e di portafoglio di deposito di valuta virtuale (di seguito denominati «Servizi») e servizi correlati nella Repubblica di Lituania. Ai sensi dell’articolo 2, paragrafi 10 e 11, della Parte 10 della Legge, la Società, in qualità di operatore di un portafoglio di deposito e di scambio di valuta virtuale, è tenuta a fornire servizi in conformità alla Legge al fine di prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.
La Società valuta i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo utilizzando un approccio basato sul rischio e valutando le seguenti tipologie di rischio:
La Policy è stata redatta tenendo presente che la Società non fornisce servizi finanziari o di cassa. Tutti i servizi della Società sono forniti elettronicamente attraverso una piattaforma di servizi (sito web) gestita dalla Società.
Almeno una volta all’anno o in caso di eventi significativi, la Società condurrà una valutazione del rischio, monitorerà l’adeguatezza delle misure previste dalla Politica sul riciclaggio e sul finanziamento del terrorismo, modificherà o introdurrà nuove o adeguate misure preventive se necessario.
La presente Politica deve essere rispettata da tutti i dipendenti della Società. I doveri della Società definiti nella Politica devono essere intesi come doveri di tutti i dipendenti della Società, a meno che non sia stabilito che determinati doveri della Società debbano essere svolti da un dipendente designato della Società.
La Società dovrà notificare per iscritto al Financial Crimes Investigation Service (di seguito «FCIS») la nomina o la modifica di un dipendente (di seguito «PRD/FT Officer») responsabile dell’attuazione delle misure di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo nella Società entro e non oltre 7 giorni lavorativi dalla data della sua nomina o modifica.
La presente politica è adottata e approvata con decisione del Direttore Generale e del Responsabile PRD/FT.
La Società applica un approccio orientato al rischio nell’implementazione di misure volte a mitigare il rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
La Società valuta e gestisce costantemente i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo associati alle relazioni commerciali o alle transazioni correlate. La valutazione del rischio della Società comprende:
La Società applica misure complete per determinare il rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo sia prima che dopo aver instaurato un rapporto d’affari con un cliente, analizzando il comportamento e le transazioni monetarie del cliente, le transazioni effettuate dal cliente e le informazioni (documenti) fornite dal cliente.
I clienti della Società sono suddivisi nei seguenti tre gruppi di rischio:
Clienti ad alto rischio che presentano uno o più indicatori di un maggiore rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo e nei confronti dei quali la Società ha il ragionevole sospetto che possano avere un effetto negativo rilevante sulla reputazione della Società. I clienti ad alto rischio sono tutti quelli che soddisfano una o più delle caratteristiche ad alto rischio elencate nell’Allegato 1 della presente Politica.
I clienti appartengono a uno dei gruppi di rischio evidenziati al momento dell’instaurazione di un rapporto commerciale. Successivamente, il profilo di rischio del cliente può essere modificato tenendo conto dei risultati del monitoraggio della relazione commerciale.
La valutazione del rischio del cliente si basa sul principio: a un rischio più elevato viene assegnato un punteggio più alto.
L’instaurazione di rapporti d’affari con clienti ad alto rischio deve essere approvata da uno specialista in materia di antiriciclaggio e finanziamento del terrorismo.
La valutazione del rischio del cliente, sia prima dell’instaurazione di un rapporto d’affari sia al momento dell’aggiornamento dei dati del cliente, viene effettuata dal personale responsabile dell’acquisizione del cliente. Solo dopo aver completato la valutazione del rischio del cliente si decide di instaurare un rapporto d’affari.
Nella valutazione del rischio cliente, l’obiettivo principale è quello di valutare tutte le informazioni disponibili sul cliente.
Nel corso della valutazione del rischio del cliente e dell’instaurazione di un rapporto d’affari, la Società raccoglie i questionari debitamente compilati ed eseguiti dei clienti della Società e/o dei titolari effettivi finali in conformità alla Sezione V della presente Politica. I questionari dei clienti e dei beneficiari finali della Società sono riportati nelle appendici della presente Politica, rispettivamente nell’Appendice 2 e nell’Appendice 4.
Una volta instaurato un rapporto con un Cliente, la sua relazione commerciale, comprese le transazioni e le operazioni, viene monitorata su base continuativa – viene applicata la due diligence continua del cliente (ODD). Ciò garantisce che le transazioni e le operazioni siano coerenti con la conoscenza che la Società ha del Cliente, della sua attività, del suo profilo di rischio e della sua fonte di finanziamento. La Società monitora le relazioni commerciali e le transazioni in tempo reale e a posteriori.
I dipendenti della Società (compresi l’Amministratore Delegato e lo Specialista PRD/FT) sono tenuti a monitorare costantemente le transazioni del Cliente per individuare transazioni e attività insolite. Le indicazioni insolite possono riguardare l’entità della transazione che non è in linea con la posizione finanziaria del cliente o con le attività conosciute in passato, la conoscenza o l’esperienza del cliente, la natura insolita della transazione rispetto alle altre pratiche commerciali del cliente o a pratiche commerciali normali simili, la struttura complessa della transazione rispetto a transazioni simili in un profilo di cliente o in un mercato simile. ODD significa anche che l’azienda aggiorna periodicamente le informazioni sul cliente.
Se un dipendente della Società nutre dubbi sulla legalità, sulla validità economica o legale dell’attività di un cliente o di una particolare transazione o affare, sulla sua incoerenza con il profilo personale o aziendale del cliente, sulle sue fonti di finanziamento o sulla sua capacità finanziaria, il dipendente deve segnalarlo immediatamente al Responsabile PRD/FT, che deve condurre ulteriori indagini e decidere se l’attività o l’affare del cliente debba essere segnalato all’FCMC.
Nel monitorare le attività, le transazioni e le operazioni di un cliente, occorre prestare particolare attenzione a:
Se il cliente o il beneficiario effettivo è incluso nell’elenco consolidato delle Nazioni Unite di individui, gruppi, organizzazioni e organismi soggetti a sanzioni finanziarie dell’UE.
il cliente o il Beneficiario non ha legami con paesi che rientrano nella categoria dei paesi ad alto rischio: sono soggetti a sanzioni Dell’Unione Europea o ad altre misure restrittive, nonché con paesi classificati come paesi ad alto rischio o che non collaborano con il gruppo antiriciclaggio.
La società controlla costantemente le sue attività per possibili violazioni delle sanzioni internazionali. A seconda della natura dell’attività Dell’azienda – la fornitura di servizi di valuta virtuale – L’azienda realizza questo impegno con uno strumento di monitoraggio di terze parti.
I risultati e le conclusioni delle indagini su attività, transazioni e transazioni insolite dei clienti devono essere registrati per iscritto.
Tutte le comunicazioni All’Fcis sono fornite dal direttore generale dell’azienda o dal dipendente PRD/FT a cui è affidata questa funzione.
Nel caso in cui la società abbia stabilito un rapporto d’affari con un cliente definito come cliente ad alto rischio, la società applica la verifica continua rafforzata del cliente (PPD). Oltre alle misure adottate nell’ambito Dell’ORD, l’azienda deve monitorare e analizzare le seguenti azioni del cliente ad alto rischio:
Se un dipendente (incluso il direttore generale e lo specialista PRD/FT) viene a conoscenza o si sospetta in altro modo che la transazione, l’operazione o le azioni del cliente siano sospette o per qualsiasi altro motivo specificato nella presente politica, deve essere segnalato a FCIS, lo registrerà immediatamente, riesaminerà, effettuerà ulteriori controlli sulle informazioni disponibili per valutare se vi sia motivo di fornire tali informazioni a FCIS e, se disponibile, presenterà le informazioni nel formato, nell’ordine e nei tempi stabiliti da FCIS.
A tutti i dipendenti della società è vietato comunicare al cliente o a qualsiasi altra persona che le informazioni sulle operazioni o transazioni del cliente o qualsiasi altra informazione sono state fornite All’FCIS o ad altre autorità di Vigilanza.
La società o i suoi dipendenti non sono responsabili nei confronti del cliente per il mancato rispetto dei propri obblighi contrattuali o per danni derivanti dalla sospensione di un’operazione o di una transazione e dalla segnalazione a FCBS o a causa della mancata fornitura da parte del cliente di dati che confermano la sua identità, o della fornitura di informazioni incomplete o errate o se il cliente o il suo rappresentante evita di fornire le informazioni necessarie per identificarlo.
L’amministratore delegato della società, l’ufficiale antiriciclaggio o altri dipendenti che segnalano fedelmente a FCIS informazioni su sospetti od/ft o operazioni o transazioni sospette non devono assumersi alcuna responsabilità. Inoltre, non è possibile applicare alcuna azione disciplinare da parte dell’azienda.
La società è tenuta immediatamente, entro e non oltre 1 (un) giorno lavorativo dopo la comparsa di tali informazioni o sospetti, a notificare a FCIS se la società sa o sospetta che beni di qualsiasi valore derivino direttamente o indirettamente dalla Commissione di un reato o dalla partecipazione a un reato.
Quando si stabilisce il fatto che un cliente commetta un’operazione o una transazione sospetta, indipendentemente dall’importo dell’operazione o della transazione, è necessario sospendere obbligatoriamente l’operazione o la transazione (a meno che, a causa della natura dell’operazione o della transazione, del modo in cui viene eseguita o di altre circostanze, ciò non sia oggettivamente possibile) e entro e non Se, a causa della natura dell’operazione o della transazione, del modo in cui è stata eseguita o di altre circostanze, l’operazione o la transazione non è stata sospesa, è necessario informare L’FCIS entro e non oltre 3 ore lavorative dal momento in cui tale operazione o transazione è stata identificata. È richiesta anche una comunicazione immediata se i dipendenti Dell’azienda ricevono informazioni che il Cliente intende o tenterà di eseguire un’operazione o una transazione sospetta.
La società è tenuta a sospendere unilateralmente l’operazione/transazione sospetta e, dopo aver ricevuto un ordine scritto da FCIS, deve sospendere qualsiasi operazione o transazione sospetta effettuata dal cliente per un massimo di 10 giorni lavorativi dal momento o nelle circostanze specificate nella disposizione. Durante questo periodo, l’operazione/operazione sospesa dalla società può essere ripresa solo con il permesso della FCIS.
Se l’azienda non è tenuta ad adempiere alla restrizione temporanea dei diritti di proprietà entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento della notifica o dell’ordine del FCIS, la transazione o l’operazione viene ripresa.
La notifica di transazioni o operazioni sospette all’FCIS deve essere effettuata accedendo al sistema informativo FCIS e compilando il modulo elettronico approvato per la fornitura di informazioni su transazioni o operazioni sospette.
Solo in casi eccezionali, se la Società non è in grado di accedere al sistema informativo FCIS e di compilare il modulo di invio delle informazioni, o se non è in grado di farlo per altri motivi tecnici, in casi urgenti può inviare informazioni al FCIS anche per telefono, fax o e-mail.
Il modulo di segnalazione di transazione sospetta deve contenere
La Società segnalerà al FCIS gli identificativi dei clienti e le informazioni relative alle operazioni di cambio di valuta virtuale o alle transazioni in valuta virtuale eseguite quando il valore di tale transazione o transazioni monetarie è pari o superiore a 15.000 euro in valuta fiat o virtuale, indipendentemente dal fatto che la transazione sia eseguita come parte di una transazione monetaria singola o multipla collegata.
Per transazioni multiple collegate si intendono transazioni multiple di cambio di valuta virtuale o transazioni di valuta virtuale nell’arco di una giornata in cui il valore totale delle transazioni e delle operazioni è pari o superiore a 15.000-euro o al suo equivalente in valuta fiat o virtuale.
La notifica di operazioni o transazioni di valore pari o superiore a 15.000 euro deve essere presentata al FCIS immediatamente e non oltre 7 giorni lavorativi dalla data dell’operazione o delle transazioni monetarie.
Lo specialista antiriciclaggio è un dipendente nominato dall’azienda che organizza l’attuazione delle sanzioni finanziarie, è responsabile della sospensione dello smaltimento dei portafogli di deposito, dell’aggiornamento regolare dell’elenco delle entità soggette a sanzioni finanziarie o della selezione di fornitori terzi idonei per garantire l’aggiornamento consolidato degli elenchi delle sanzioni finanziarie internazionali e il controllo di qualità dei loro servizi, nonché della rendicontazione alla FCIS e alle altre autorità responsabili della supervisione dell’attuazione delle sanzioni internazionali.
L’azienda deve:
I dipendenti e i clienti dell’azienda sono vietati:
I dipendenti della società, le cui funzioni includono attività di prevenzione RD/FT (di seguito «Dipendenti responsabili»), sono responsabili dell’identificazione del cliente, del suo rappresentante e del proprietario effettivo, della raccolta e della verifica iniziale dei dati e dei documenti del cliente, del suo rappresentante e del proprietario effettivo.
La Società adotta misure per identificare e verificare l’identità del cliente, del suo rappresentante e del proprietario effettivo nei seguenti casi:
In qualsiasi altro caso in cui si sospetti che un cliente sia, sia stato o sarà coinvolto in attività di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
I dipendenti responsabili della società sono responsabili della verifica della qualità del dossier del cliente, della verifica dei dati in fonti attendibili indipendenti disponibili per la società (elenchi di persone politicamente rilevanti, sanzioni internazionali, ecc.). Questi dipendenti responsabili eseguono anche la valutazione del rischio e la classificazione del rischio del cliente e altre procedure di conformità previste nella politica.
Dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie sul cliente (questionari dei clienti adeguatamente compilati e compilati), i dipendenti responsabili determinano innanzitutto il gruppo di rischio del cliente.
Dopo aver deciso di stabilire un rapporto d’affari con il cliente, i dipendenti responsabili, fornendo servizi al cliente, devono continuare a monitorare regolarmente il cliente.
Il cliente e il beneficiario beneficiario devono fornire i seguenti documenti e informazioni per l’identificazione personale:
Nel caso in cui il responsabile identifichi il cliente come un cliente a basso rischio, la Società potrebbe non applicare le regole sopra indicate nella sezione V della presente Politica. In questo caso, L’azienda:
Se il responsabile identifica una categoria di clienti come un gruppo ad alto rischio, oltre ai documenti sopra elencati nella sezione V della presente politica, la società è obbligata a:
È vietato concludere transazioni, stabilire o continuare rapporti commerciali, fornire servizi Se l’identificazione del cliente non è possibile in conformità con la presente Politica:
Se il cliente evita o rifiuta di fornire ulteriori informazioni alla società su sua richiesta e nei tempi previsti, la società deve adottare misure per ridurre il rischio di RD/FT in conformità con la presente Politica. La società può anche rifiutare di effettuare transazioni o transazioni, sospendere le transazioni o interrompere il rapporto commerciale con il cliente. In caso di cessazione di un rapporto commerciale, i dipendenti responsabili devono segnalare tale cliente e altre informazioni correlate al Registro di registrazione dei clienti con i quali le transazioni o i rapporti commerciali sono terminati (Allegato 5), in conformità con la procedura descritta nella presente Politica.
Se non è possibile un’identificazione, un’ispezione o un follow-up adeguati, i dipendenti responsabili della società che notano tale caso devono informare immediatamente il dipendente della società antiriciclaggio. Un dipendente di una società antiriciclaggio deve decidere se è opportuno segnalare una transazione o una transazione sospetta a FCIS.
Il cliente e / o il suo rappresentante devono eseguire la verifica dell’identità in remoto utilizzando gli strumenti forniti dalla società.
I documenti, i dati o le informazioni forniti alla società nell’identificazione del cliente e del beneficiario effettivo devono rimanere accurati, accurati e aggiornati per tutto il periodo del rapporto commerciale con la società.
I dati dei clienti, sia esistenti che nuovi, vengono aggiornati man mano che le circostanze relative al cliente cambiano, man mano che emergono nuove circostanze e periodicamente, a seconda del livello di rischio del cliente.
I dati dei clienti ad alto rischio devono essere aggiornati almeno una volta all’anno, i dati dei clienti a rischio Medio vengono aggiornati almeno ogni 2 anni, i dati dei clienti a basso rischio vengono aggiornati dopo aver ricevuto informazioni su eventuali modifiche, ma almeno ogni 3 anni.
Se un cliente ha avviato un aggiornamento delle informazioni sul proprio account, le modifiche devono essere valutate e il rischio deve essere rivisto di conseguenza.
Se le modifiche alle informazioni del cliente hanno comportato un cambiamento nel livello di rischio del cliente, la data in cui i dati del cliente devono essere aggiornati viene aggiornata in base al livello di rischio del cliente.
Se il cliente non ha aggiornato i propri dati secondo necessità in base al proprio livello di rischio entro 3 mesi, i servizi forniti dalla società al cliente saranno limitati.
Aggiornare i dati significa verificare che la società disponga di informazioni aggiornate sul cliente, sui suoi rappresentanti e sui beneficiari effettivi. È necessario assicurarsi che le transazioni e/o le transazioni eseguite dal cliente in questo momento corrispondano alle informazioni in possesso della società sul cliente, le sue attività e la fonte dei fondi.
Durante la verifica, i clienti sono sempre obbligatoriamente controllati per l’inclusione negli elenchi delle sanzioni, il cambiamento del loro status di persone politicamente significative o la presenza di informazioni negative. Se la funzionalità dei sistemi utilizzati dall’azienda lo consente, tale verifica non deve essere periodica, ma effettuata su base continuativa con l’aiuto di database consolidati, mentre dopo l’inserimento, le informazioni sul cliente vengono costantemente verificate e qualsiasi cambiamento nello Stato del cliente viene segnalato al CEO Dell’azienda, che esamina periodicamente gli avvisi di sistema per verificarne la presenza. potenziali nuovi risultati relativi al cambiamento dello Stato del cliente e intraprende azioni appropriate.
I risultati della verifica sono archiviati in un file elettronico del cliente nel database Dell’azienda.
La due diligence dei clienti (CDD) è una responsabilità chiave Dell’azienda nell’attuazione delle misure di prevenzione RD/FT e include:
Le informazioni devono essere verificate in vari modi e fonti disponibili, tra cui:
La società è tenuta a mantenere i seguenti registri e database:
Tutti i dipendenti Dell’azienda devono essere informati della politica al momento della loro nomina con la loro firma. L’Amministratore Delegato dell’azienda deve garantire che tutti i dipendenti appena assunti siano informati di questa politica per iscritto e siano formati, a seconda delle funzioni svolte dal dipendente.
La società deve rivedere e, se necessario, aggiornare le proprie procedure di controllo interno:
Il direttore generale della società è tenuto a garantire che i dipendenti pertinenti della società siano a conoscenza degli atti e dei requisiti legali applicabili, nonché delle disposizioni della presente politica di attuazione. Queste misure dovrebbero includere la partecipazione dei rispettivi dipendenti a speciali programmi di formazione continua per aiutarli a riconoscere le azioni che potrebbero essere correlate a RD/FT e istruirli su come agire in tali casi.
I dipendenti responsabili devono migliorare costantemente le proprie qualifiche, seguendo i requisiti della Repubblica di Lituania, gli aggiornamenti della legislazione dell’Unione Europea, le raccomandazioni del GAFI e di altre organizzazioni, sforzandosi di partecipare a corsi di formazione sulla prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo e sull’applicazione delle sanzioni internazionali (corsi, seminari, stage, ecc.).
L’Amministratore delegato della Società determina anche la necessità di formazione interna per i dipendenti della Società. Anche qualsiasi altro responsabile della compliance può individuare tale necessità.
L’Amministratore delegato della Società è tenuto a garantire che i dipendenti della Società siano informati tempestivamente di eventi significativi, sia interni che esterni, che incidono sull’efficacia della prevenzione del RD/FT.
L’attuazione delle misure di prevenzione RD/FT è organizzata dal funzionario antiriciclaggio in collaborazione con FCIS.
L’Amministratore Delegato della società deve garantire che il funzionario antiriciclaggio abbia accesso a tutte le informazioni necessarie per svolgere le sue funzioni, comprese le informazioni relative all’identità del cliente e al rapporto d’affari del beneficiario effettivo con il cliente, nonché altre informazioni.
Questa politica è approvata dall’amministratore delegato e da un dipendente della società antiriciclaggio. La presente politica e i relativi allegati entreranno in vigore alla data della loro approvazione, salvo diversa indicazione. La politica può essere revocata, modificata e/o integrata solo su decisione del direttore generale e del commissario antiriciclaggio della società ed entrerà in vigore il giorno successivo alla data di accettazione di tali modifiche e/o integrazioni. Tutti i dipendenti dell’azienda acquisiscono immediatamente familiarità con le modifiche.
Nome della società: Sapion Solution UAB
Numero della società: 306182986
Indirizzo legale: Eišiškių Sodų 18-oji g. 11, LT-02194 Vilnius, Lituania
Email: [email protected]
