La Política de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo (en adelante, «la Política») establece los procedimientos que usa la empresa UAB Sapion Solution (en adelante, «la Empresa») como entidad obligada para la implementación y el cumplimiento diario de los requisitos legales en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo (en adelante, «BC/FT»).
La Política se ha elaborado conforme a la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo de la República de Lituania n.º VIII-275 (en adelante, «la Ley»), la Orden del director del Servicio de investigación de delitos financieros dependiente del Ministerio del Interior de la República de Lituania «Sobre instrucciones a los operadores de carteras de depósito de moneda virtual y a los operadores de cambio de moneda virtual para prevenir el blanqueo de capitales y/o la financiación del terrorismo» (en adelante, «la Orden»), y otros actos legislativos nacionales y de la UE.
La actividad principal de la Empresa es la prestación de servicios de cambio de moneda virtual y servicios de cartera de depósito de moneda virtual (en adelante, «los Servicios») y servicios relacionados en la República de Lituania. Según el artículo 2, apartado 10, puntos 10 y 11 de la Ley, la Empresa como operador de cambio y cartera de depósito de moneda virtual está obligada a prestar servicios conforme a la Ley con el fin de prevenir BC/FT.
La Empresa evalúa los riesgos de BC/FT utilizando un enfoque basado en el riesgo y evalúa los siguientes tipos de riesgos:
La Política se ha elaborado teniendo en cuenta que la Empresa no presta servicios financieros ni servicios de caja. Todos los servicios de la Empresa se prestan electrónicamente a través de una plataforma de servicios (sitio web) operada por la Empresa.
Al menos una vez al año o en el caso de eventos significativos, la Empresa llevará a cabo una evaluación de riesgos, supervisará la pertinencia de las medidas establecidas en la Política para la prevención de BC/FT. En caso necesario, se modificarán o se introducirán medidas de prevención nuevas o pertinentes.
Todos los empleados de la Empresa han de seguir esta Política. Las obligaciones de la Empresa definidas en la Política deben entenderse como la responsabilidad de todos los empleados de la Empresa, a menos que se establezca que determinadas obligaciones de la Empresa deben ser desempeñadas por un empleado de la Empresa especialmente designado.
La Empresa notificará por escrito al Servicio de Investigación de Delitos Financieros (en adelante, «el SIDF») del nombramiento o cambio del empleado (en adelante, «el Responsable de PBC») responsable de la aplicación de las medidas de prevención de BC/FT en la Empresa en un plazo máximo de 7 días hábiles tras su nombramiento o cambio.
Esta política debe ser aceptada y aprobada por resolución del CEO y del Responsable de PBC.
La Empresa aplicará un enfoque basado en el riesgo a la hora de aplicar medidas para mitigar el riesgo de BC/FT.
La Empresa evalúa y gestiona continuamente los riesgos de BC/FT asociados a las relaciones comerciales o transacciones accesorias de la Empresa. La evaluación de riesgos de la Empresa consiste en:
La Empresa aplica medidas integrales para determinar el riesgo de BC/FT tanto antes como después de establecer una relación comercial con el cliente, analizando su comportamiento y sus operaciones monetarias, las transacciones realizadas y la información (documentos) facilitada por él.
Los clientes de la Empresa se clasifican en los siguientes tres grupos de riesgo:
Los clientes se categorizan en uno de los identificados grupos de riesgo a la hora de establecer relaciones comerciales. Posteriormente, el perfil de riesgo del cliente puede modificarse en función de los resultados del seguimiento de las relaciones comerciales.
La evaluación del riesgo del cliente se basa en el principio de que a mayor riesgo, mayor puntuación de riesgo.
El establecimiento de relaciones comerciales con clientes de alto riesgo debe ser aprobado por el Responsable de PBC.
La evaluación del riesgo del cliente, tanto antes de establecer una relación comercial como antes de actualizar los datos del cliente, es realizada por los empleados responsables de la incorporación del cliente. La decisión sobre el establecimiento de una relación comercial se toma solo una vez finalizada la evaluación del riesgo del cliente.
Al evaluar el nivel de riesgo de los clientes, el objetivo principal es evaluar toda la información disponible sobre los clientes.
A la hora de evaluar el nivel de riesgo de los clientes y establecer relaciones comerciales, la Empresa recogerá cuestionarios debidamente completados y firmados sobre los clientes de la Empresa y/o beneficiarios finales, conforme a la sección V de la presente política. Los cuestionarios sobre los clientes de la Empresa y los beneficiarios finales se presentan en los anexos de esta Política, el Anexo 2 y el Anexo 4 respectivamente.
Después de establecer una relación con el cliente, las relaciones comerciales del cliente, incluidas las transacciones y operaciones, se supervisan de forma continua — se aplica la debida diligencia continua (DDC) con respecto al cliente. Esto garantizará que las transacciones y operaciones sean coherentes con la información que la Empresa tiene sobre el Cliente, su actividad, perfil de riesgo y origen de fondos. La Empresa mantiene una supervisión en tiempo real y retrospectiva de las relaciones y operaciones comerciales.
Los empleados de la Empresa (incluidos el Director General y el Responsable de PBC) deben supervisar de forma continua las transacciones de los clientes para detectar cualquier operación o actividad inhabitual. Las características inhabituales pueden estar relacionadas con el importe de la operación, que no es coherente con la situación económica del cliente o sus operaciones conocidas en el pasado, los conocimientos o la experiencia del cliente, el carácter inhabitual de la operación en comparación con los métodos operacionales de otros clientes o prácticas comerciales habituales similares, la estructura compleja de la transacción en comparación con transacciones similares en un perfil del cliente o del mercado similar. DDC también significa que la Empresa actualiza periódicamente la información del cliente.
En el caso de que cualquier empleado de la Empresa tenga dudas sobre la legalidad, validez económica o legal de las actividades del cliente o de cualquier operación o transacción en particular, su no consistencia con el perfil personal o comercial del cliente, origen de fondos o capacidad económica, el empleado debe notificar inmediatamente al Responsable de PBC, quien debe investigar más a fondo y decidir sobre la necesidad de informar al SIDF de la actividad o transacción del cliente.
Al supervisar las actividades, transacciones y operaciones del cliente, debe prestarse especial atención a:
La Empresa lleva a cabo un control continuo de sus operaciones para detectar posibles infracciones de las sanciones internacionales. Según la naturaleza de las actividades de la Empresa —prestación de servicios de moneda virtual—, la Empresa cumple esta obligación a través de una herramienta de supervisión de un proveedor externo.
Los resultados y conclusiones de las investigaciones sobre actividades, transacciones y operaciones inhabituales de los clientes deben registrarse por escrito.
Todas las comunicaciones al SIDF corren a cargo del Director General o del Responsable de PBC de la Empresa que tenga asignada esta función.
En caso de que la Empresa haya establecido una relación comercial con un cliente calificado como cliente de alto riesgo, la Empresa aplica la debida diligencia continua reforzada (DDCR) con los clientes. Además de las medidas aplicadas para la DDC, la Empresa supervisará y analizará las siguientes acciones del cliente de alto riesgo:
Si un empleado (incluidos el Director General y el Responsable de PBC) tuviera conocimiento o sospechara de que una transacción, operación o actividad de un cliente es sospechosa, o que por cualquier otra razón recogida en esta Política debería ser comunicada al SIDF, la registrará sin demora, la reexaminará, llevará a cabo un examen más detallado de la información disponible con el fin de evaluar si existe una base para proporcionar dicha información al SIDF y, en su caso, presentará la información en el formato, siguiendo los procedimientos y dentro de los plazos establecidos por el SIDF.
Se prohíbe a todos los empleados de la Empresa, sin excepción, informar al cliente o a cualquier otra persona de que información sobre las operaciones o transacciones del cliente, o cualquier otra información, se ha facilitado al SIDF u otro organismo de control.
La Empresa o sus empleados no se hacen responsables ante el cliente por el incumplimiento de sus obligaciones contractuales o por daños y perjuicios si se producen como consecuencia de la suspensión de una operación o transacción y de la comunicación de los alegatos al SIDF o por el hecho de que el cliente no haya facilitado datos que confirmen su identidad, o haya facilitado información incompleta o incorrecta, o si el cliente o su representante evitan facilitar la información necesaria para su identificación.
No podrá exigirse responsabilidad alguna al Director General de la Empresa, al Responsable de PBC u otros empleados que, de buena fe, comuniquen al SIDF información sobre sospechas de BC/FT u operaciones o transacciones sospechosas. Asimismo, no podrán estar sujetos a ninguna acción disciplinaria por parte de la Empresa.
La Empresa debe notificar el SIDF inmediatamente, en un plazo máximo de 1 (un) día hábil después de la aparición de tal información o sospecha, si la Empresa es consciente o sospecha que activos de cualquier valor se derivan directa o indirectamente de un delito penal o de la participación en un delito penal.
Cuando se determine que el cliente realiza una operación o transacción sospechosa, sea cual sea su importe, es obligatorio suspenderla (salvo que por la naturaleza de la operación o transacción, la forma en que se realizan u otras circunstancias sea objetivamente imposible) y en un plazo máximo de 3 horas hábiles a partir del momento de la transacción o de la suspensión de la operación monetaria comunicar dicha operación o transacción al SIDF. Si debido a la naturaleza de la operación o transacción, la forma en que se realiza u otras circunstancias, la operación o transacción no se ha suspendido, se debe notificar al SIDF en un plazo máximo de 3 horas hábiles desde que esta se haya identificado. También se requiere la notificación inmediata cuando los empleados de la Empresa reciban información de que el Cliente pretende o intentará ejecutar una operación o transacción sospechosa.
La Empresa tiene la obligación de suspender unilateralmente una operación/transacción sospechosa y, al recibir una orden escrita del SIDF, debe suspender cualquier operación o transacción sospechosa realizada por el cliente por un período de hasta 10 días hábiles a partir del momento o de las circunstancias especificadas en la orden. Durante este período, la operación o transacción suspendida por la Empresa solo podrá renovarse con la autorización del SIDF.
Si la Empresa no está obligada a ejecutar la restricción temporal de los derechos de propiedad dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la notificación o de la orden del SIDF, se reanudará la operación o transacción.
La notificación de operaciones sospechosas o transacciones sospechosas al SIDF debe presentarse iniciando sesión en el sistema informático del SIDF y rellenando el formulario electrónico aprobado para la facilitación de información sobre operaciones sospechosas o transacciones sospechosas.
Solo en casos excepcionales, si la Empresa no pudiera acceder al sistema informático del SIDF y completar el formulario de envío de información, o no pudiera hacerlo por otras razones técnicas, también podrá, en casos de emergencia, presentar la información al SIDF por teléfono, fax o correo electrónico.
El formulario de notificación de transacciones sospechosas debe incluir:
La Empresa comunicará al SIDF los datos de identificación del cliente y la información sobre las operaciones de cambio de moneda virtual o las transacciones en moneda virtual ejecutadas cuando el valor de dicha operación o transacción monetaria sea igual o superior a 15.000 euros en moneda fíat o en moneda virtual, independientemente de que la operación se realice en una o varias transacciones monetarias conexas.
Por múltiples transacciones monetarias conexas se entienden varias operaciones de cambio de moneda virtual o transacciones en moneda virtual realizadas durante el mismo día, cuando el importe total de las operaciones y transacciones sea igual o superior a 15.000 EUR o su equivalente en moneda fíat o moneda virtual.
La notificación de las operaciones o transacciones de un importe igual o superior a 15.000 euros debe presentarse al SIDF sin demora y en un plazo máximo de 7 días hábiles a partir de la fecha de ejecución de la operación o transacción monetaria.
El Responsable de PBC es un empleado designado por la Empresa que se encarga de la aplicación de sanciones financieras, es responsable de la suspensión de la utilización de las carteras de depósito, la actualización periódica de la lista de entidades sujetas a sanciones financieras o la selección de proveedores externos elegibles para proporcionar actualizaciones consolidadas de las listas internacionales de sanciones financieras y el control de calidad de sus servicios, la presentación de informes al SIDF y otras autoridades encargadas de supervisar la aplicación de sanciones internacionales.
La Empresa debe:
Se prohíbe a los empleados y clientes de la Empresa:
Los empleados de la Empresa cuyas funciones incluyan la realización de actividades de prevención de BC/FT (en adelante, «los Empleados responsables») son responsables de la identificación del cliente, su representante y el beneficiario efectivo, así como de la recopilación y verificación inicial de los datos y documentos del cliente, su representante y el beneficiario efectivo.
La Empresa tomará medidas para identificar y verificar la identidad del cliente, su representante y el beneficiario efectivo en los siguientes casos:
Los Empleados responsables de la Empresa se encargarán de revisar la calidad de la ficha del cliente, verificando los datos en fuentes independientes fiables de que disponga la Empresa (listas de personas políticamente expuestas, sanciones internacionales, etc.). Estos Empleados responsables también realizarán la evaluación de riesgos, la asignación del cliente a la categoría de riesgo y otros procedimientos relativos al cumplimiento previstos en la Política.
Tras recopilar toda la información necesaria sobre el cliente (cuestionarios del cliente debidamente completados y firmados), los Empleados responsables identifican en primer lugar el grupo de riesgo del cliente.
Una vez tomada la decisión de establecer una relación comercial con el cliente, los Empleados responsables, mientras prestan los servicios al cliente, continuarán supervisando al cliente regularmente.
El cliente y el beneficiario efectivo deben facilitar la siguiente documentación e información a efectos de identificación:
La Empresa sólo considerará adecuada la documentación facilitada por el cliente si se le proporcionan copias escaneadas y/o fotografías de buena calidad.
En caso de que el Empleado responsable determine que un cliente es de bajo riesgo, la Empresa podría no aplicar las normas indicadas anteriormente en la Sección V de esta Política. La Empresa entonces:
Si el Empleado responsable identifica la categoría del cliente como de alto riesgo, además de los documentos enumerados anteriormente en la Sección V de esta Política, la Empresa deberá:
Queda prohibido realizar transacciones, establecer o continuar relaciones comerciales, prestar Servicios cuando la identificación del cliente conforme con la presente Política no sea posible:
Si el cliente evita o se niega a facilitar información adicional a la Empresa a petición de esta y dentro de los plazos establecidos, la Empresa adoptará medidas para mitigar el riesgo de BC/FT conforme a la presente Política. La Empresa también podrá negarse a ejecutar transacciones u operaciones, suspender transacciones o poner fin a las relaciones comerciales con el cliente. Una vez finalizada la relación comercial, los Empleados responsables deberán registrar dicho cliente y demás información relacionada en el registro de clientes con los que se finalizan las transacciones o relaciones comerciales (Anexo 5), conforme al procedimiento establecido en la presente Política.
Si no es posible realizar una identificación, verificación o seguimiento adecuados, los Empleados responsables de la Empresa que tienen conocimiento de tal caso deberán notificarlo inmediatamente al Responsable de PBC de la Empresa. El Responsable de PBC decidirá sobre la conveniencia de informar al SIDF de una operación o transacción sospechosa.
El cliente y/o su representante deberán realizar la verificación de identidad a distancia a través de las herramientas presentadas por la Empresa.
Los documentos, datos o informaciones presentados a la Empresa durante la identificación del cliente y del beneficiario efectivo deben seguir siendo veraces, exactos y actualizados durante toda la relación comercial con la Empresa.
Los datos de los clientes, tanto existentes como nuevos, se actualizan a medida que cambian las circunstancias en torno al cliente, cuando se ponen de manifiesto nuevas circunstancias, y periódicamente, en función del nivel de riesgo del cliente.
Los datos de los clientes de alto riesgo deben actualizarse al menos una vez al año, los de riesgo medio, al menos cada 2 años, y los de riesgo bajo, al conocerse cualquier cambio, pero al menos cada 3 años.
Si el cliente ha iniciado la actualización de la información de su cuenta, los cambios deben evaluarse y el riesgo debe reevaluarse en consecuencia.
Si los cambios en la información del cliente dieron lugar a un cambio del nivel de riesgo del cliente, la fecha a partir de la cual deben actualizarse los datos del cliente se renueva acorde a su nivel de riesgo.
Si el cliente no ha actualizado sus datos cuando proceda de acuerdo con su nivel de riesgo en un plazo de 3 meses, los servicios prestados por la Empresa al cliente serán limitados.
Actualizar los datos significa que es obligatorio comprobar que la Empresa dispone de información actualizada sobre el cliente, sus representantes y beneficiarios efectivos. Es necesario asegurarse de que las transacciones y/u operaciones ejecutadas por el cliente hasta el momento se ajustan a la información de que dispone la Empresa sobre el cliente, sus actividades y el origen de los fondos.
Durante la revisión, siempre es obligatorio comprobar si los clientes figuran en listas de sanciones, cambios en su condición de personas políticamente expuestas o existencia de cualquier información negativa. Si la funcionalidad de los sistemas utilizados por la Empresa lo permite, dicha verificación no debe ser periódica, sino que realizarse de forma continua a través de bases de datos consolidadas, mediante las cuales, una vez introducida, la información del cliente se verifica constantemente y cualquier cambio en la situación del cliente se comunica al Director General de la Empresa, quien revisa periódicamente las alertas del sistema en busca de posibles nuevos resultados relacionados con cambios en la situación del cliente y toma las medidas oportunas.
Los datos reunidos en la revisión se almacenan en la ficha electrónica del cliente en la base de datos de la Empresa.
La debida diligencia del cliente es una responsabilidad clave de la Empresa en la aplicación de medidas de prevención del BC/FT e incluye:
La información debe verificarse por diversos medios y fuentes disponibles, entre ellos:
La Empresa mantendrá los siguientes registros y bases de datos:
La información de dichas bases de datos de registro se mantendrá y almacenará en los sistemas informáticos de la Empresa. Los datos deben introducirse en las bases de datos en un plazo máximo de 3 días hábiles desde de la fecha de la transacción, suspensión de la transacción o rescisión de una relación comercial, ya sea manual o automáticamente.
Las copias de los documentos de identidad del cliente, los datos de identidad del beneficiario efectivo, otros datos recibidos durante la identificación del cliente y la documentación se conservarán durante 8 años a partir de la fecha de rescisión de transacciones o relaciones comerciales con el cliente.
La correspondencia comercial con el cliente debe conservarse durante 5 años a partir de la finalización de las transacciones o de la relación comercial con el cliente en papel o formato electrónico.
Los documentos o información justificativos de la operación o transacción u otros instrumentos jurídicos relacionados con la realización de operaciones o transacciones deben almacenarse durante 8 años a partir de la fecha de la operación o transacción.
Los documentos que analizan los resultados de la investigación de una transacción se conservan en una base de datos electrónica durante 5 años.
Los plazos de conservación pueden prorrogarse adicionalmente por un período no superior a 2 años, previa instrucción justificada de la autoridad competente.
Todos los empleados de la Empresa deberán familiarizarse con la Política en el momento de su contratación y confirmarlo mediante su firma. El Director General de la Empresa debe asegurarse de que todos los empleados recién contratados tengan conocimiento de esta Política, que tal hecho figure por escrito, y que estos reciban formación según las funciones que desempeñen.
La Empresa debe revisar y, en caso necesario, actualizar sus procedimientos de control interno:
El Director General de la Empresa debe garantizar que los empleados pertinentes de la Empresa conozcan los actos y requisitos legales que les son aplicables y las disposiciones de esta Política que se aplica. Estas medidas incluirán la participación de sus empleados en cuestión en programas especiales de formación continua para ayudarles a reconocer las acciones que puedan estar relacionadas con BC/FT e instruirles sobre cómo proceder en tales casos.
Los Empleados responsables deben actualizar continuamente sus conocimientos, siguiendo las actualizaciones de la legislación de la República de Lituania y la Unión Europea, las recomendaciones del GAFI y otras organizaciones, esforzarse por participar en la formación sobre la prevención de BC/FT y la aplicación de sanciones internacionales (cursos, talleres, prácticas, etc.).
El Director General de la Empresa también identifica la necesidad de formación interna de los empleados de la Empresa. Cualquier otro miembro del departamento de cumplimiento también puede señalar tal necesidad.
El Director General de la Empresa debe asegurarse de que los empleados de la Empresa sean informados oportunamente de los hechos relevantes dentro o fuera de la Empresa e incidentes que afecten a la eficacia de la prevención del BC/FT o de las sanciones.
La aplicación de las medidas de prevención de BC/FT está organizada por el Responsable de PBC en colaboración con el SIDF.
El Director General de la Empresa debe garantizar que el Responsable de PBC tenga acceso a toda la información necesaria para el desempeño de sus funciones, incluida la información relativa a la identidad del cliente y del beneficiario efectivo, la relación comercial con el cliente y otra información.
La presente Política ha sido aprobada por el Director General y el Responsable de PBC de la Empresa. La presente Política y sus anexos entrarán en vigor a partir de la fecha de su aprobación, a menos que se especifique lo contrario. La Política podrá ser retirada, modificada y/o suplementada únicamente por decisión del Director General y del Responsable de PBC de la Empresa y entrará en vigor al día siguiente de la fecha de aprobación de dichas modificaciones y/o adiciones. Todos los empleados de la Empresa se familiarizarán con los cambios inmediatamente.
Nombre de la empresa: Sapion Solution UAB
Número de registro: 306182986
Domicilio legal: Sodų 18-oji g. 11, LT-02194 Vilna, Lituania
Correo electrónico: [email protected]
